مشاكل أجهزة البصمة وحلولها: دليل شامل لأعطال أجهزة الحضور والانصراف

في هذا الدليل، نستعرض أشهر أعطال أجهزة البصمة وطرق التعامل معها. كما نوضح متى يمكن حل المشكلة من خلال الإعدادات، ومتى تحتاج إلى فني متخصص أو جهاز بديل.

ما أشهر مشاكل أجهزة البصمة؟

تختلف أعطال أجهزة الحضور والانصراف حسب نوع الجهاز وطريقة استخدامه. ومع ذلك، توجد مجموعة من المشكلات التي تتكرر في كثير من الشركات.

• الجهاز لا يتعرف على بصمة الموظف.
• بطء قراءة البصمة.
• ظهور أخطاء متكررة أثناء تسجيل الحضور.
• عدم اتصال الجهاز بالشبكة.
• عدم انتقال بيانات الحضور إلى البرنامج.
• اختفاء بعض سجلات الحضور والانصراف.
• امتلاء ذاكرة الجهاز.
• مشكلات في الوقت والتاريخ.
• تعطل الشاشة أو عدم استجابتها.
• عدم عمل الجهاز بعد انقطاع الكهرباء.
• صعوبة ربط الجهاز ببرنامج إدارة الموظفين.
• مشكلات في مزامنة البيانات مع الأنظمة الأخرى.

1. جهاز البصمة لا يتعرف على بصمة الموظف

تعتبر هذه المشكلة من أكثر المشكلات شيوعًا. وقد تظهر عندما يحاول الموظف تسجيل الحضور، لكن الجهاز لا يستطيع مطابقة البصمة المسجلة.

قد يكون السبب وجود اتساخ على حساس البصمة. كما يمكن أن تتأثر القراءة إذا كانت إصبع الموظف مبللة أو شديدة الجفاف.

الحل

ابدأ بتنظيف سطح قارئ البصمة بلطف. ثم تأكد من وضع الإصبع بشكل صحيح على الحساس.

إذا استمرت المشكلة، يمكن حذف البصمة وإعادة تسجيلها. ويفضل تسجيل أكثر من بصمة للموظف عند توفر هذه الخاصية في الجهاز.

كما يجب التأكد من أن الموظف يستخدم نفس الإصبع الذي تم تسجيله على الجهاز.

2. بطء قراءة البصمة

قد يتعرف الجهاز على البصمة، لكنه يحتاج إلى وقت أطول من المعتاد لإتمام عملية التحقق. وتصبح هذه المشكلة مزعجة عندما يسجل عدد كبير من الموظفين الحضور في الوقت نفسه.

قد يرتبط البطء باتساخ الحساس أو زيادة عدد المستخدمين أو وجود مشكلة في قاعدة البيانات أو إعدادات الجهاز.

الحل

نظف الحساس وتأكد من عدم وجود تلف ظاهر به. ثم راجع عدد المستخدمين والبيانات المخزنة على الجهاز.

إذا استمرت المشكلة، يجب فحص الجهاز والبرنامج والشبكة لتحديد مصدر البطء.

3. الجهاز لا يعمل أو لا يستجيب

في بعض الحالات، قد يتوقف جهاز الحضور والانصراف عن العمل تمامًا. وقد تظهر شاشة سوداء أو لا يستجيب الجهاز عند الضغط على الأزرار.

قد يكون السبب متعلقًا بمصدر الطاقة أو المحول الكهربائي أو الكابل. كما يمكن أن تحدث المشكلة بعد انقطاع الكهرباء أو حدوث تذبذب في التيار.

الحل

تأكد أولًا من وصول الكهرباء إلى الجهاز. ثم افحص مصدر الطاقة والتوصيلات.

إذا كان الجهاز لا يستجيب رغم وصول الطاقة، فمن الأفضل عدم محاولة فتحه دون خبرة فنية. في هذه الحالة، يفضل التواصل مع فني متخصص لفحص الجهاز.

4. جهاز البصمة لا يتصل بالشبكة

تعتمد كثير من أجهزة الحضور والانصراف على الشبكة لإرسال بيانات الحضور إلى الكمبيوتر أو السيرفر. لذلك، قد يؤدي انقطاع الاتصال إلى توقف المزامنة.

قد يكون السبب كابل الشبكة أو إعدادات IP أو مشكلة في الشبكة الداخلية للشركة.

الحل

ابدأ بفحص كابل الشبكة والتأكد من اتصاله بالجهاز والسويتش.

بعد ذلك، راجع إعدادات الشبكة داخل الجهاز. وتأكد من أن عنوان IP مناسب للشبكة المستخدمة داخل الشركة.

يمكن أيضًا اختبار الاتصال من جهاز كمبيوتر موجود على نفس الشبكة.

5. البيانات لا تظهر في برنامج الحضور والانصراف

قد يعمل الجهاز بشكل طبيعي ويسجل بصمات الموظفين، لكن البيانات لا تظهر في برنامج الحضور والانصراف.

في هذه الحالة، قد تكون المشكلة في الاتصال بين الجهاز والبرنامج. وقد يكون الجهاز غير مضاف بشكل صحيح إلى البرنامج أو توجد مشكلة في إعدادات الاتصال.

الحل

تأكد من أن الجهاز متصل بالشبكة وأن البرنامج يستطيع الوصول إليه. ثم راجع إعدادات الجهاز داخل برنامج الحضور والانصراف.

يجب أيضًا التأكد من أن وقت الجهاز متوافق مع وقت الكمبيوتر أو السيرفر.

6. اختلاف وقت الحضور والانصراف

قد تظهر سجلات الموظفين بأوقات غير صحيحة. وتؤثر هذه المشكلة بشكل مباشر على حساب ساعات العمل والتأخير والإضافي.

قد يكون السبب اختلاف إعدادات الوقت بين الجهاز والبرنامج أو عدم ضبط المنطقة الزمنية بشكل صحيح.

الحل

راجع التاريخ والوقت والمنطقة الزمنية على الجهاز. ثم تأكد من مزامنة الوقت مع النظام المستخدم في الشركة.

ويفضل مراجعة إعدادات التوقيت الصيفي عند استخدام الأنظمة التي تعتمد عليه.

7. ذاكرة جهاز البصمة ممتلئة

تحتفظ أجهزة الحضور والانصراف بسجلات الموظفين وعمليات الدخول والخروج. ومع مرور الوقت، قد تصل ذاكرة الجهاز إلى الحد الأقصى المسموح به.

عند حدوث ذلك، قد يتوقف الجهاز عن تسجيل عمليات جديدة أو تظهر رسالة تحذيرية.

الحل

يجب نقل بيانات الحضور إلى البرنامج أو قاعدة البيانات بشكل دوري. وبعد التأكد من حفظ البيانات، يمكن إدارة السجلات القديمة وفق سياسة الشركة وإمكانيات الجهاز.

كما يفضل متابعة سعة الجهاز بشكل مستمر وعدم الانتظار حتى تصل الذاكرة إلى الحد الأقصى.

8. مشكلة تسجيل بصمة الموظف

قد تواجه بعض الشركات صعوبة في تسجيل بصمة موظف جديد. وقد يرفض الجهاز حفظ البصمة أو يعطي نتائج غير جيدة أثناء التسجيل.

قد يحدث ذلك بسبب طريقة وضع الإصبع أو حالة الإصبع أو وجود مشكلة في الحساس.

الحل

نظف الإصبع والحساس قبل التسجيل. ثم ضع الإصبع بشكل ثابت في الموضع الصحيح.

ويفضل تسجيل البصمة أكثر من مرة للحصول على نموذج مناسب للمطابقة. وإذا استمرت المشكلة، يمكن تجربة إصبع آخر وفق إمكانيات الجهاز.

9. الجهاز يسجل البصمة ولكن لا يسجل الحضور

هذه المشكلة تختلف عن عدم التعرف على البصمة. فقد يتعرف الجهاز على الموظف، لكن عملية الحضور لا تظهر بالشكل المتوقع في التقرير.

قد يكون السبب إعدادات الورديات أو قواعد الحضور والانصراف داخل البرنامج.

الحل

راجع بيانات الموظف والوردية الخاصة به. ثم تأكد من أن الجهاز والبرنامج يستخدمان نفس إعدادات الوقت.

كما يجب مراجعة طريقة احتساب الحضور داخل برنامج الموارد البشرية.

10. مشاكل ربط أجهزة البصمة مع برامج الموارد البشرية

تحتاج الشركات المتوسطة والكبيرة إلى ربط بيانات الحضور والانصراف بأنظمة إدارة الموظفين والموارد البشرية. وقد تظهر مشكلات عند محاولة نقل البيانات بين الأنظمة.

يمكن أن ترتبط المشكلة بطريقة الاتصال أو البرنامج المستخدم أو إعدادات التكامل.

لذلك، من المهم التأكد من توافق جهاز الحضور والانصراف مع البرنامج ونظام الموارد البشرية المستخدم داخل الشركة.

هل يمكن استبدال البصمة بالكارت أو بطاقة الموظف؟

في بعض بيئات العمل، قد لا تكون البصمة الخيار الوحيد. يمكن استخدام أجهزة تعتمد على الكروت أو البطاقات لتسجيل الحضور والدخول.

وتكون قارئات البطاقات مناسبة لبعض الشركات والمصانع التي تحتاج إلى طريقة سريعة لتسجيل الموظفين أو تنظيم الدخول إلى المناطق المختلفة.

يمكنك الاطلاع على حلول أنظمة الحضور والتحكم في الدخول من SafetySource لمعرفة الخيارات المناسبة حسب طبيعة نشاطك.

متى تحتاج إلى تغيير جهاز البصمة؟

ليس كل عطل يعني أن الجهاز يحتاج إلى الاستبدال. يمكن حل كثير من المشكلات من خلال التنظيف أو تعديل الإعدادات أو إصلاح الشبكة.

لكن قد يصبح الاستبدال أفضل إذا كان الجهاز قديمًا جدًا أو لم يعد مناسبًا لعدد الموظفين أو طبيعة العمل.

كما قد تحتاج الشركة إلى جهاز أحدث إذا كانت تريد الربط السحابي أو التكامل مع نظام ERP أو استخدام أكثر من وسيلة للتحقق.

كيف تختار جهاز حضور وانصراف مناسب؟

اختيار الجهاز الصحيح من البداية يقلل كثيرًا من مشكلات التشغيل المستقبلية. لذلك يجب النظر إلى مجموعة من العوامل قبل الشراء.

• عدد الموظفين.
• عدد عمليات الحضور اليومية.
• طريقة التحقق المطلوبة.
• البصمة أو الكارت أو الوجه.
• إمكانية الاتصال بالشبكة.
• سعة تخزين سجلات الحضور.
• التوافق مع برنامج الحضور والانصراف.
• إمكانية الربط مع أنظمة الموارد البشرية.
• إمكانية الإدارة عن بُعد.
• الدعم الفني والصيانة.

نصائح لتجنب أعطال أجهزة البصمة

يمكن تقليل كثير من المشكلات من خلال وضع خطة صيانة ومتابعة دورية للجهاز.

• نظف حساس البصمة بشكل دوري.
• حافظ على الجهاز بعيدًا عن الحرارة والرطوبة الزائدة.
• استخدم مصدر طاقة مناسبًا.
• راجع اتصال الشبكة بشكل مستمر.
• احفظ بيانات الحضور بشكل دوري.
• راجع الوقت والتاريخ باستمرار.
• حدث البرنامج عند توفر تحديث مناسب.
• راقب سعة تخزين الجهاز.
• درب الموظفين على طريقة استخدام الجهاز.
• اعتمد على فني متخصص عند حدوث أعطال متكررة.

الخلاصة

تختلف مشاكل أجهزة البصمة وحلولها حسب سبب العطل ونوع الجهاز وطريقة استخدامه. وقد يكون الحل بسيطًا مثل تنظيف الحساس أو تعديل إعدادات الشبكة والوقت.

في المقابل، قد تحتاج بعض الحالات إلى فحص فني أو استبدال الجهاز، خاصة عندما لا يتناسب الجهاز القديم مع احتياجات الشركة الحالية.

لذلك، يجب اختيار جهاز الحضور والانصراف بناءً على عدد الموظفين وطبيعة النشاط وطريقة تسجيل الحضور والربط المطلوب مع برامج الموارد البشرية.